Abgabe & Bewertung

Von der abgebenden Stelle ins Archiv

• Die abgebende Stelle ermittelt ihr archivreifes Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, und sondert dieses aus ihrer Altregistratur/Altablage aus.
• Die abgebende Stelle bietet ihr archivreifes Schriftgut dem zuständigen Archiv an. Hierzu wird eine Anbietungsliste (= Aussonderungsliste) erstellt.
• Das archivische Fachpersonal bewertet das archivreife Schriftgut mit Hilfe der Anbietungsliste. Die getroffene Bewertungsentscheidung wird in der Anbietungsliste vermerkt. Im Anschluss wird die Anbietungsliste mit den eingetragenen Bewertungsentscheidungen an die abgebende Stelle zurückgeschickt.
• Die abgebende Stelle trennt das archivwürdige Schriftgut mit Hilfe der Anbietungsliste vom nicht archivwürdigen Schriftgut
• Das nicht archivwürdige Schriftgut wird kassiert.
• Das archivwürdige Schriftgut, ab jetzt Archivgut, wird für die Abgabe an das zuständige Archiv vorbereitet/zusammengepackt.
• Die abgebende Stelle liefert das archivwürdige Schriftgut (= Archivgut) an das zuständige Archiv. Hierzu wird eine Abgabeliste (= Ablieferungsliste, Übernahmeliste) erstellt.
• Das angelieferte archivwürdige Schriftgut (= Archivgut) wird anhand der Abgabeliste auf Vollständigkeit überprüft. Fehlt ein Teil des Schriftguts, wird dieses von der abgebenden Stelle nachgefordert. In der Regel erhalten die einzelnen Archivalien jetzt auch ihre endgültigen Bestandssignaturen.
• Das neue Archivgut wird nach archivischen Kriterien erschlossen, d.h. das Archivgut wird in das vorhandene Bestandsinventar des zuständigen Archivbestands eingearbeitet.
• Das erschlossene Archivgut wird nach archivischen Kriterien verpackt und im Magazin endgültig eingelagert.

Bewertung

Inhaltliche Kriterien

• Historischer Wert:
  • Entstehungszeit beachten ➔ z.B. Erster Weltkrieg 1914-1918, NS-Zeit
• Informationswert des angebotenen Schriftguts
  • wichtige Ereignisse (z.B. Mauerfall)
  • wichtige Personen (z.B. Ministerpräsidenten)
• Nutzwert des angebotenen Schriftguts
  • Fragen und Themen der wissenschaftlichen Forschung beachten ➔ z.B. Anfangsphase der BRD 1949/1950
• Rechtssicherheit gewährleisten
  • Verwaltungshandeln soll nachvollziehbar sein ➔ z.B. Verträge zwischen Staaten

Formelle Kriterien

• Reduzierung gleichförmiger Massenakten
  • Zufallsstichprobe (z.B. jede 10. Akte, …)
  • bewusste Stichprobe ➔ z.B. bei personenbezogenen Akten Buchstabenauswahl:
    • DOT-Verfahren (alle Nachnamen mit Anfangsbuchstaben D, O, T)
    • ERL-Verfahren (alle Nachnamen mit Anfangsbuchstaben E, R, L)
• Einzelfallakten
  • Sachakten zu bestimmten Themengebieten (Weltmeisterschaften, Naturschutzgebiete, …)
  • personenbezogene Akten (z.B. Personalakte mit Dienstunfall, …)
• Vermeidung von Doppel- oder Mehrfachüberlieferung
• Beachtung möglicher Restaurierungs- oder Konservierungsmaßnahmen

Dokumentation

Anhand der inhaltlichen und formellen Kriterien müssen objektive Entscheidungen zur Auswahl aus dem angebotenen Schriftgut getroffen werden. Da die Bewertung immer nachvollziehbar sein soll, ist eine schriftliche Dokumentation der Bewertungsentscheidung unerlässlich!