Erschließung/Verzeichnung

Grundlagen

Die archivische Erschließung (= archivische Titelaufnahme) ist eine Kernaufgabe der archivischen Arbeit und Grundlage für die archivische Benutzung. Ein einheitliches Regelwerk für die archivische Erschließung (= Verzeichnung) gibt es nicht, da Archivalien Unikate sind und im Rahmen der Informationsermittlung individuell erschlossen werden. Dennoch sind einige Regeln zu beachten, die sich heute meist nach der eingesetzten archivischen Softwareprodukten richten.

Archivische Erschließung früher

Vor der Einführung archivischer Fachsoftware wurde das Archivgut in vielen Archiven auf speziellen Karteikarten vorerschlossen. Dabei wurde nach der Aufnahme der Titel zunächst die Reihenfolge durch die Sortierung der Karteikarten festgelegt und dann auf Basis der Karteikarten das maschinenschriftliche Findbuch erstellt.

Erschließungstiefe

Es wird unterschieden zwischen der einfachen Verzeichnung und der erweiterten Verzeichnung (= Tiefenerschließung). Bei der Tiefenerschließung wird zusätzlich zum Titel noch ein sogenannter Enthält-Vermerk gebildet.

Vergabe von Zugangsnummern

Neue Archivalienzugänge sind unverzüglich in einem Archivalienzuangsbuch (= Zugangsbuch, Akzessionsbuch, Akzessionsjournal) zu vermerken. Dabei handelte es sich früher meist um ein reales Buch oder eine Mappe mit einer entsprechenden Liste, heute ist das Zugangsbuch in der Regel eine Datenbank. Es bietet sich an, das Zugangsbuch jährlich zu führen. Nach dem Eingang neuer Archivalien einer abgebenden Stelle erhalten diese als gemeinsame Gruppe eine eindeutige Zugangsnummer (= Akzessionsnummer, Aktenzugangsnummer), die sich aus dem entsprechenden Jahrgang und einer laufenden Nummer (pro Archivale eine Nummer, jeder Band erhält eine eigene Nummer) zusammensetzt.

Die abgebende Stelle wird über die neuen archivischen Signaturen zeitnah informiert. Aus der Zugangsnummer entsteht bei vielen Archiven automatisch die künftige Signatur (= Bestellsignatur) des neuen Archivguts.

Bestandteile der archivischen Erschließung

Unter der archivischen Erschließung versteht man im Archivwesen die Aufbereitung und Zugänglichmachung der im Archivgut enthaltenen Informationen durch eine archivische Verzeichnung. Als Ergebnis der archivischen Erschließung entstehen archivische Findmittel (z.B. Findbücher, Datenbanken). Es wird zwischen der einfachen Erschließung und der erweiterten Erschließung (= Tiefenerschließung) unterschieden.

Ein Teil der archivischen Erschließung/Verzeichnung von Archivgut besteht im Kern aus

• Vergabe der eindeutigen Signatur
• Feststellung der Laufzeit und
• Titelbildung mit Titelergänzung durch einen Enthält-Vermerk

Signaturen

Signaturen sollten folgende Eigenschaften erfüllen:

• Die Signatur sollte eine Verknüpfung zu den entsprechenden archivischen Findmitteln herstellen.
• Die Signatur einer einzelnen Archiveinheit sollte grundsätzlich mit dem Aktentitel verbunden sein. Ohne diese Bedingung ist ein Einsatz mdoerner archivischer Datenbanksysteme meist nicht möglich.
• Die Signatur sollte identisch mit der Bestellsignatur in den archivischen Findmitteln sein.
• Anhand der Signatur ist oftmals auch die Lagerung im Magazin eindeutig erkennbar.

Bestandteile einer Archivsignatur

Eine Archivsignatur besteht aus drei Gruppen:

• Bestand
• Zwischenteil (optional)
• Archivale

Bestand:

• historischer Teil: richtet sich nach historischer Zeitleiste
• numerischer Teil: fortlaufende Nummerierung innerhalb der Bestände

Zwischenteil:

• geografischer oder namentlicher Teil

Archivale:

• Zugangsnummer: Jahrgang mit laufender Nummerierung innerhalb des Jahrgangs
• Nummer der einzelnen Archiveinheit

Bestandssignaturen

Mithilfe von Archivtektoniken werden i.d.R. die archivischen Bestandssignaturen (kurz: Signaturen) der einzelnen Archivbestände eines Archivs gebildet. Bei der Bestandssignatur handelt es sich um eine eindeutige Kennzeichnung einzelner Archivbestände und deren Archivalien. Jedes Archiv hat sein eigenes System von Signaturen für seine Archivbestände.

Stücksignaturen

Die Signaturen der einzelnen Archivalien sollen möglichst einfach aufgebaut sein, meist werden sinnvolle Abkürzungen benutzt.

Merke: Jedes Archivale hat seine eigene eindeutige Signatur!

Gängige Abkürzungen

• Br.: Brief/Briefschaftsarchiv (Akten vor 1800)
• Or.: Original (oft für Urkundenbestände verwendet)
• Dep.: Depositum - verwandte Bestandsbezeichnung für nichtstaatliches Archivgut
• V.V.P.: Vereine, Verbände, Personen (Vereine, Verbände, Parteien
• Rep.: Repertorium (lat.) - verwandte Bestandsbezeichnung für staatliches Archivgut
• Zg.: Zugang

Laufzeit

Die Laufzeit einer Archivalieneinheit bezeichnet die Zeitspanne zwischen Anfangs- und Enddatum der Bearbeitung der Dokumente (Datum des ersten und letzten Dokuments). Die Ermittlung der Laufzeit von Archivalien bildet einen wichtigen Teil der archivischen Verzeichnungsarbeit. Sie ist auch für die Berechnung der archivischen Sperr- und Schutzfristen von Bedeutung.

Die Nebenlaufzeit einer Archivalieneinheit bezeichnet die Zeitspanne jener Dokumente, die außerhalb der eigentlichen Laufzeit der Archivalieneinheit entstanden sind und für den eigentlichen Verwaltungsvorgang der Archivalieneinheit von nachrangiger Bedeutung sind.

Beispiele

Für die archivische Erschließung werden drei Gruppen unterschieden:

• Archivalien mit personenbezogenen Informationen
• Archivalien mit sachbezogenen Informationen
• besondere Archivalien, teilw. mit Personen- oder sachbezogenen Informationen

Archivalien mit personenbezogenen Informationen

Einfache Erschließung:

• Familienname, Vorname(n), ggf. Geburtsname
• geschieden/verwitwet
• Geburtsdatum/Geburtsort
• Sterbedatum/Sterbeort

Erweiterte Erschließung:

• Berufsangabe
• Wohnort
• weitere inhaltliche Angaben, z.B. Delikte bei Strafgefangenen, Wohnort in der NS-Zeit

Archivalien mit sachbezogenen Informationen

Der Aktentitel sollte den Inhalt der Akte knapp und treffend formuliert wiedergeben. Eine inhaltliche Auswertung und Interpretation ist nicht Aufgabe des Fachpersonals, sie liegt beim Archivnutzer.

Prozessakten

Wer, gegen wen, warum? (WWW-Regel)

Zivilprozesse

Meyer, Klaus, geb. 15.01.1920 in Hameln, wohnhaft in Hannover, gegen Schulz, Werner, geb. 26.12.1925 in Berlin, wohnhaft in Celle, wegen Schadenersatz nach Unfall

Strafprozesse

Brandt, Gisela, geb. Gross, geb.04.04.1904 in München, wohnhaft in Göttingen, wegen Diebstahl

besondere Archivalien, Sammlungen

➔ ggf. teilweise mit Personen- oder sachbezogenen Informationen

Eine besondere Erschließung erfordern u.a.:

• Fotos, Dias, Fotonegative, Giasplatten
• CDs, DVDs, Schallplatten
• Filme
• Karten, Zeichnungen, Skizzen, Pläne

Fotos, Dias, Fotonegative, Glasplatten

• Was ist auf dem Foto zu sehen?
• Wer ist auf dem Foto zu sehen?
• Wer hat das Foto aufgenommen? Urheberrecht
• Wann wurde das Foto aufgenommen? ➔ Laufzeit
• Fotograf ➔ Urheberrecht
• Arte der Aufnahme (schwarz-weiß, farbig)
• Größe
• Anzahl der Aufnahmen

Karten, Zeichnungen, Skizzen, Pläne

• Was ist dargestellt?
• Wer ist dargestellt?
• Wann entstanden? ➔ Laufzeit
• Name des Künstlers ➔ Urheberrecht
• Herstellungsverfahren (Kupferstich, Radierung, Handzeichnung, Lithografie, Druck, ...)
• Größe, Maßstab
• Anzahl