Dokumentation

Definition nach Paul Otlet:

Dokumentation ist das Sammeln, Ordnen und Nutzbarmachen bzw. gezielte wiederauffinden ("Information Retrieval") von Dokumenten aller Art ohne Rücksicht darauf, ob die dazugehörigen Schriftstücke verfügbar sind.

Heutzutage wird das Erfassen von Dokumenten und Informationen näher differenziert:

• Erfassen
• Erschließen
• Speichern

Dokumentation ist wichtig, um

• die richtige Information
• zum richtigen Zeitpunkt
• am richtigen Ort
• im richtigen Umfang
• in der richtigen Form
• in der richtigen Qualität

verfügbar zu machen.¹

Dokumentationsarten

Je nach Art der Dokumentationseinheit spricht man von:

• Literaturdokumentation
• Objektdokumentation
• Produktdokumentation
• Personendokumentation
• Mediendokumentation

Weiterhin wird unterschieden nach Zugriffsart:

• direkte Dokumentation
  • Informationen sind gespeichert: Daten und Fakten
  • Nutzer können direkt auf die Informationen zugreifen
  • Die Informationen stehen selbst zur Verfügung
  • z.B. Faktendatenbanken, Volltextdatenbanken
• indirekte Dokumentation
  • Hinweise auf Dokumente sind gespeichert: Literaturangaben
  • Informationssystem liefert Verweis auf Informationsquelle
  • Zugriff auf Information in zweitem Schritt, also indirekt
  • z.B. Literaturdatenbanken, Patentdatenbanken, Hörfunk- und Fernsehdokumentation
• Referrals
  • Hinweise auf Dokumente über Institutionen: Firmen- oder Produktdokumentation
  • z.B. Datenbanken: Wer liefert was? Wer gehört zu wem? Welche Unternehmen gehören zum Konzern XY?

Dokumentationsprozess

1. Produzieren von Daten und Dokumenten
   1. Produzenten: Staat, Wissenschaft, Wirtschaft
   2. z.B. Normen, Zeitschriften, Bücher, Forschungsberichte, Tagungsberichte, Patentschriften, Hochschulschriften, Fachaufsätze
2. Auswählen/Beschaffen
   1. Auswählen aus der qualitativen und quantitativen Vielfalt nach den Vorgaben des FIZ
   2. Dokumentationswürdigkeit prüfen
   3. Dublizitätskontrolle durchführen
   4. Beschaffen der relevanten Dokumenten (Zusammenarbeit mit WBs)
3. Erfassen/Erschließen
   1. formale Daten erfassen: Datensatz anfertigen nach den Richtlinien des FIZ
   2. inhaltliche Erschließung durchführen: Indexierung mit Deskriptoren, Abstracts erstellen, klassifizieren
   3. Speichern
4. Aufbewahrung mit Informationsträgern sichern (= Informationen sichern)
   1. Speichern der Dokumentationseinheit in Datenbanken
   2. bei Volltextdatenbanken einscannen und sichern der dokumentarischen Bezugseinheit
5. Recherchieren/Reproduzieren
   1. Informationssuchender (Kunde oder Mitarbeiter) recherchiert in den Datenbanken zum Zweck des gezielten Wiederauffindens (Information Retrieval) von relevanten Dokumenten unter Nutzung der erforderlichen Recherchetechniken
   2. relevante Dokumente werden reproduziert (ausdrucken, herunterladen, kopieren etc.)
6. Informieren
   1. Informationsdienste erstellen
   2. z.B. Neuerwerbungslisten, Bibliographien (heute in Form von Fachdatenbanken), Referateblätter oder Informationsangebote über Internetseiten
7. Benutzen
   1. allgemeine und spezielle Auskünfte auf mündlichem, schriftlichem oder elektronischem Weg auf Anfrage eines Kunden geben (= Rechercheaufträge bearbeiten)

Dokumentationsverfahren

• Literaturdokumentation (= Bibliographische Dokumentation)
  • Nachweise über Informationsquellen (DBE) mit gewünschten Informationen
  • üblicherweise keine Bereitstellung der DBE
  • ➔ indirekte Dokumentation
• Faktendokumentation
  • Informationen werden direkt bereitgestellt
  • Unterscheidung nach Aufbereitung und Darstellung der Fakten:
    • Textfakten (z.B. Lexikon-Einträge)
    • Numerische Fakten (z.B. physikalische oder chemische Daten und Strukturen, technische oder statistische Daten)
    • Integrierte Daten (z.B. in Textinformationen eingebettete statistische Informationen)

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1. Vgl. Stuck (?): Informationswissenschaft, 2000 ↩